Organisationsassistent*in (Rechtswissenschaft, Vollzeit)

Ausführliche Beschreibung

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Ihr persönlicher Wirkungsraum: 

Am Institut für Zivilrecht ist ab 15. Juli 2025 eine Stelle als Organisationsassistent*in (40h) zur Leitung des Sekretariats bei Univ.-Prof. Dr. Dr. h.c. Christiane Wendehorst, LL.M. (Cambridge) zu besetzen. Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet, eine Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis wird - im gegenseitigen Einvernehmen - angestrebt. Alternativ sind auch zwei Stellen zu 20h zu vergeben. 

Als Organisationsassistent*in unterstützen Sie Frau Univ.-Prof. Dr. Dr. h.c. Christiane Wendehorst, LL.M. (Cambridge) und ihr Team und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Forschungsmanagement, Budget und Lehre eigenständig durch. Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

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Mindestanforderungen: 

• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss 
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word, Excel und Outlook)
• Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse (ab B 2 Level) sowie hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit 
• Sehr hohe Organisationsfähigkeit und Selbstständigkeit
• Hohe Service- und Kund*innenorientierung
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit sowie Bereitschaft zur Weiterbildung 

Von Vorteil sind: 

• Berufserfahrung im Office-Management 
• Grundkenntnisse universitärer Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung 
• Kenntnisse in bzw. Erfahrung mit E-Learning 
• Erfahrung in der Abwicklung von administrativen Aufgaben bei Forschungsprojekten
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) & Social Media
• Erfahrung mit SAP

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Das machen Sie konkret: 

• Sekretariatsleitung:
  • Reisemanagement
  • Termin- und Raumkoordination
  • Aufbereitung von Meetingunterlagen etc.
  • Personalverwaltung
  • Betreuung der Homepage
  • Unterstützung im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit
  • Datenpflege und Ablage
  • Ressourcenmanagement (Bestellwesen und Inventarverwaltung)
  • Empfangstätigkeit
  • Erstellen und Verwalten von Datenbanken
  • Englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
  • Betreuen von Gastprofessor*innen, Doktorand*innen, Kooperationspartner*innen etc. 

• Unterstützung im Lehr- und Forschungsbetrieb:
  • Eintragung der Noten
  • Organisationen von Prüfungen
  • Betreuung der Studierenden
  • Mithilfe bei der Abwicklung von Stipendien, Sommerkursen etc.
  • Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen
  • Mithilfe bei der Organisation von Tagungen, Kongressen, Meetings etc.

• Budgetverwaltung:
  • Veranlassung von Überweisungen für Rechnungen und Honorarnoten per SAP (Q-Flow)
  • Selbständige Verwaltung und Planung des Globalbudgets, der Berufungsmittel etc. 
  • Administrative Begleitung und Finanzverwaltung von Drittmittelbudgets
  • Kontrolle der Eingänge und Ausgänge

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Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten. 

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitärem Background, in einer lockeren, internationalen, abwechslungsreichen Arbeitsumgebung, in der Sie auf interessante Persönlichkeiten treffen werden. 

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button