Stabstellenleiter*in

Ausführliche Beschreibung

An der DLE Forschungsservice und Nachförderung wird eine neue Stabstelle im Aufgabenbereich  Organisation, Koordination und Kommunikation eingerichtet. Für diese Stabstelle ist die Stelle der Leitung zu besetzen. Die DLE Forschungsservice und Nachförderung hat eine zentrale Rolle im Bereich der Forschungsunterstützung, bei der Drittmitteleinwerbung, im Technologietransfer und Wissensaustausch wie auch im Bereich der Nachförderung, insbesondere Postdocs und Doktorand*innen. 

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Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Als Leiter*in der Stabstelle übernehmen Sie, gemeinsam mit dem bestehenden Administrationsteam an der DLE FSNF ein breites und abwechslungsreiches Aufgabengebiet rund um die Gesamtorganisation und -koordination der DLE inkl. Personalverwaltung  und Budgetcontrolling sowie der internen und externen Kommunikation. Dabei übernehmen Sie selbst Verantwortung für einzelne Themenbereiche und leiten ein Team an, die Ziele der Stabstelle zu erreichen.

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Das machen Sie konkret:

• Leitung des zentralen Serviceteams der DLE
• Definition, Management und verantwortliche Durchführung von Geschäftsprozessen 
• Vorbereitung der weiteren Struktur – und Organisationsentwicklung
• Vorbereitung der Personalplanung und des Personalmanagements
• Organisation des gesamten Aufnahmeprozesses für neue Mitarbeiter*innen, von der Ausschreibung über den Erstkontakt bis zum Onboarding
• Überblicken alle laufend anfallenden Personalbelange
• Budgetcontrolling und Vorbereitung der jährlichen Budgeterstellung
• Auswertung und Aufbereitung bereitgestellter Daten zur Personal-, Ressourcen- und Budgetplanung für Entscheidungen der DLE Leitung
• Planung, Management und Controlling zentraler Ressourcen
• Koordination des Gesamtauftritts der DLE nach außen
• Kontinuierliche Weiterentwicklung (Verfassen und Gestaltung von Content) der Informationsplattform der DLE im Wiki und Intranet der Uni Wien
• Verantwortliche Koordination der internen und externen Kommunikation der DLE
• Abstimmung und Koordination teamübergreifender Vorhaben, z.B. betreffend DLE Veranstaltungen oder Mitwirken beim universitären Learning Management System
• Unterstützung bei der Abwicklung von intern eingeworbenen Drittmittelprojekten 
• Schnittstelle zu anderen DLEs

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Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Abgeschlossenes Studium bzw. vergleichbare Ausbildung, mehrere Jahre Berufserfahrung
• Einschlägige Erfahrung im Universitätsbetrieb 
• Expertise und mehrjährige Berufserfahrung im Koordinationsbereich inklusive Budget- und Personalagenden
• Networking Fähigkeiten sowie Organisations- und Koordinationsfähigkeit
• Fähigkeit zur Führung und Förderung von Mitarbeiter*innen sowie Erfahrung im Umgang mit Mitarbeiter*innen
• Erfahrung in der Entwicklung von Kommunikationsmaßnahmen
• Ausgezeichnete deutsche und englische Sprachkenntnisse
• Hohe Eigenmotivation und Bereitschaft zu hohem Engagement
• Stressresistenz und Belastbarkeit
• Fähigkeit zu strukturiertem und eigenverantwortlichem Arbeiten
• Sehr gute MS Office Kenntnisse
• Sehr gute Kenntnisse in Confluence und Typo3
• Kenntnisse in SAP R/3 
• Offenheit, Neues zu lernen

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne strukturiert, sind service- und lösungsorientiert und proaktiv. Den Überblick zu bewahren fällt Ihnen leicht und Verantwortung für Ihre Aufgaben zu übernehmen ist selbstverständlich. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz. Mit unterschiedlichen Tools und moderner IT zu arbeiten, macht Ihnen Freude und Sie sind bereit, sich laufend in neue Technologien einzuarbeiten. Respektvoller Umgang und konstruktive Zusammenarbeit sind Ihnen ebenso wichtig wie ein positives und motivierendes Arbeitsumfeld.

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Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können teilweise auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.266,20 erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button