Sachbearbeiter*in

Ausführliche Beschreibung

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon rund 7.500 sind in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 2.900 in der Administration und Organisation.

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Ihr persönlicher Spielraum:

Die Universität Wien ist mit derzeit fast 100.000 Studierenden und ca. 10.400 Mitarbeiter*innen einer der größten Arbeitgeber im Wiener Raum und die größte Forschungs- und Bildungsinstitution Österreichs.

Das Veranstaltungsmanagement ist die zentrale Drehscheibe für den Event- und Kongressbereich der Universität Wien. Jährlich finden in den Räumen der Universität Wien, zusätzlich zum regulären Lehrbetrieb, über 1.300 Veranstaltungen statt.

In der Dienstleistungseinrichtung Veranstaltungsmanagement erwartet Sie ein attraktives, vielseitiges Betätigungsfeld mit eigenverantwortlichen Aufgabenbereichen und guten Voraussetzungen für Ihre berufliche Weiterentwicklung. Diese Stelle ist unbefristet. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ehestmöglich eine*n engagierte*n

Ressourcenkoordinator*in

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Ihre Aufgaben:

Eigenverantwortliche und selbstständige Personalplanung und -koordination:

• Anleitung und Einschulung des benötigten studentischen Personals für die verschiedenen Aufgaben vor nach und während des Events (z.B. Basis-Technik, Aufbauhelfer*innen).
• Koordinative Schnittstelle zwischen den beteiligten Ansprechpartner*innen (externe Dienstleister*innen, Lieferant*innen, Techniker*innen, Veranstaltungskoordinator*innen, Gebäudebetreuung...)

Material- und Logistikmanagement:

Sie sind die zentrale Ansprechperson für Ausstattungsressourcen und Lagerbestände und führen folgende Tätigkeiten eigenverantwortlich und selbständig aus:

• Verwaltung, Organisation und Bereitstellung aller materiellen Ressourcen im Veranstaltungsmanagement
• Planung der Logistik
• Überwachung der Lagerbestände und rechtzeitige Beschaffung (Bestellwesen) fehlender Ressourcen bzw. Reparatur vorhandener Ressourcen
• Ressourcenbezogene Qualitätskontrolle

Kommunikation und Koordination:

Kommunikation mit allen Projektbeteiligten zur Sicherstellung einer optimalen Ressourcenplanung in Abstimmung mit dem Ablauf einer Veranstaltung.

Risikomanagement:

• Identifizierung möglicher Engpässe oder Risiken in der Ressourcenplanung und Entwickeln von Notfallplänen
• Flexibles Management bei unvorhergesehenen Problemen wie Personalausfällen oder technischen Schwierigkeiten

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Ihr Profil:

• Maturaniveau und/oder einschlägige Berufserfahrung (Veranstaltungsmanagement, Logistik- und Ressourcenmanagement wünschenswert, Kenntnisse der universitären Strukturen und Gebäudegegebenheiten von Vorteil)
• Verlässliche niveauvolle Persönlichkeit mit überdurchschnittlicher Kunden- sowie Serviceorientierung, hohes Engagement, genauer Arbeitsstil, Organisationstalent, Eigeninitiative, hohe Belastbarkeit sowie zeitliche Flexibilität
• Lernbereitschaft, freundliches Auftreten, Teamfähigkeit, Vertrauenswürdigkeit

Ihr besonderer Arbeitsstil:

• Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen.
• Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben "Hands-on-Qualität" sowie eine praxisnahe, aktive Herangehensweise an Ihre Aufgaben und Projekte.
• Sie arbeiten selbst aktiv an Prozessen, um die Qualität von Produkten und Dienstleistungen sicherzustellen.
• Sie übernehmen persönlich Verantwortung und kümmern sich auch um Details.

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Das bieten wir Ihnen:

Möglichkeiten zur Weiterbildung: Wir unterstützen aktiv Ihre persönliche und berufliche Entwicklung, um Ihnen dabei zu helfen, Ihre Fähigkeiten auszubauen und auf dem neuesten Stand zu bleiben. Wählen Sie aus einem umfangreichen, für Sie kostenfreien Kursangebot.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Vertrauen und Verantwortung: Wir setzen auf ein Arbeitsumfeld, das auf Vertrauen und Eigenverantwortung basiert. Sie haben die Möglichkeit und den Freiraum, Ihre Ideen einzubringen und  eigenständig an Projekten zu arbeiten.

Bereitstellung eines Diensthandys.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.599,20 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Inspirierendes Arbeitsklima und Wertschätzung: Sie sind Teil eines engagierten, facettenreichen Teams mit flachen Hierarchien, das einen wertschätzenden Umgang miteinander pflegt und die Leistung des jeweils anderen anerkennt.

Ein Umfeld, das die ökologische, ökonomische und soziale Verantwortung für eine nachhaltige Gegenwart und Zukunft wahrnimmt: Sie arbeiten an der größten deutschsprachigen Universität, die Klimaneutralität bis 2030 anstrebt, seit Herbst 2021 Mitglied in der "Allianz Nachhaltige Universitäten" ist und neben der Intensivierung des Themas Nachhaltigkeit in Forschung und Lehre auch den eigenen Betrieb klimagerecht umgestaltet. In der DLE Veranstaltungsmanagement arbeiten Expert*innen für Green Meetings und Green Events, um auch hier Verantwortung zu übernehmen.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Weitere Unterlagen, wo notwendig 
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button