Referent*in

Ausführliche Beschreibung

Wenn Sie gerne organisieren und bereits Erfahrung im Bereich der Administration an einer Universität haben, dann willkommen im Team! Die Besonderheit in unserem Team ist die absolute Verschwiegenheit bezogen auf die Themen, die Kolleg*innen an den Betriebsrat herantragen.

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Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Der Betriebsrat für das wissenschaftliche Personal besteht aktuell aus 29 Mitglieder aus den unterschiedlichsten Bereichen der Universität Wien. Die Mitglieder kommen aus allen Anstellungskategorien (von der Tutor*in bis zur Professor*in), und unsere Themen und Problembereiche, zu denen unsere Beratung und Lösung gefordert sind, haben eine große Bandbreite. Die Besonderheit und die daraus resultierende Vertrauensstellung als Referent*in des Betriebsrates liegt auch an der Tatsache, dass der Betriebsrat außerhalb des standardisierten organisatorischen Gefüges einer Universität steht.

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Das machen Sie konkret:

Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die deutschsprachige und englischsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Kolleg*innen mit Fragen an den Betriebsrat, etc.). Bei all Ihren Aufgaben sind sie sich immer der Verschwiegenheitspflicht gegenüber Dritten bewusst.

• Selbständige Verwaltung des Sekretariats des Betriebsrats 
• Selbständige Korrespondenz des Betriebsrates in Deutsch und Englisch in Absprache mit dem Vorsitzenden-Team
• Selbstständige Beantwortung aller Fragen der Mirarbeiter*innen der Universität Wien an den Betriebsrat mit Ausnahme arbeitsrechtlicher Fragen
• Selbständige Evidenzhaltung der an den Betriebsrat herangetragene Fragen
• Selbstständige Betreuung der Homepage des Betriebsrates
• Selbstständiges regelmäßiges Durcharbeiten der Webpages der Universität Wien und Mitteilungen des Rektorats, DLEs und des Senats nach für den Betriebsrat relevanten Informationen
• Sie organisieren die monatlichen Sitzungen des Betriebsrates.
• Sie organisieren Meetings und Klausuren.
• Ihnen obliegt die Budgetverwaltung (Eingänge und Ausgänge kontrollieren).
• Sie kümmern sich um das Reisemanagement und die Abwesenheitsverwaltung
• Ihnen ist das Bestellwesen zugewiesen.
• Sie sind Inventarbeauftragte
• Sie administrieren alle Wahlen für die der Betriebsrat die Verantwortung trägt 

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Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Fähigkeit selbständig und eigenverantwortlich zu arbeiten
• starke Serviceorientierung, soziale Kompetenz und Selbständigkeit
• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)
• Allgemeine oder berufsbildende höhere Schule (Matura/Fachmatura) 
• sehr gute MS Office Kenntnis
• sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse
• organisatorische Fähigkeiten
• Organisationsfähigkeit und kommunikatives Talent
• Kenntnisse von universitätsspezifischen EDV-Anwenderkenntnissen sind von Vorteil - i3v, typo 3, SAP 

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Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können nach Absprache auch im Home-Office arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines Teams, das im universitären Kontext eine Sonderstellung einnimmt, da dessen Aufgaben nicht nur durch das UG2000 geregelt werden, sondern auch durch das ArbVG.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu erweitern. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot!

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.599,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können. Das Dienstverhältnis ist vorerst auf sechs Monate befristet. Danach wird eine entfristete Beschäftigung – im gegenseitigen Einvernehmen – angestrebt.

So einfach bewerben Sie sich:

• mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button