Projekt- und Organisationskoordinator*in

Ausführliche Beschreibung

Projekt- und Organisationskoordinator*in – Bringen Sie Struktur und Effizienz in unsere Projekte! 

Sie lieben es zu organisieren, koordinieren und Prozesse zu optimieren? Sie behalten den Überblick, auch wenn es mal hektisch wird? Dann sind Sie genau richtig bei uns! 

Wir suchen eine engagierte Projekt- und Organisationskoordinator*in, die unser Team mit strukturiertem Denken, einem Auge fürs Detail und einer Leidenschaft für effiziente Abläufe verstärkt. Bei uns erwartet Sie eine abwechslungsreiche Tätigkeit, in der Sie Projekte begleiten, Prozesse optimieren und als zentrale Ansprechperson die reibungslose Zusammenarbeit innerhalb der Abteilung sicherstellen.  

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Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Sie sind Teil des Digital Service Hubs für Studium und Lehre, das hinter u:space, u:find und weiterer Software für den Studienablauf an der Universität Wien steht. Dieses interdisziplinäre Team gestaltet und optimiert digitale Lösungen, die täglich von Tausenden Studierenden, Lehrenden und Mitarbeitenden genutzt werden. Damit diese Software reibungslos entwickelt und betrieben werden kann, braucht es eine starke organisatorische Basis – genau hier kommen Sie ins Spiel! 

Sie unterstützen unser Team in der Koordination von Projekten und Prozessen und sorgen für eine optimale Organisation innerhalb der Abteilung. Dabei sind Sie die zentrale Schnittstelle, die den Überblick behält und sicherstellt, dass alles nach Plan läuft. Sie helfen nicht nur bei der Planung, sondern auch bei der Umsetzung und Optimierung von Abläufen – damit Studium, Lehre und Administration an der Universität Wien noch effizienter werden! 

Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet, mit der Option diese im Anschluss in beiderseitigem Einvernehmen zu entfristen. 

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Das machen Sie konkret:

• Projektkoordination: Sie behalten Deadlines, Meilensteine und Zielvorgaben im Blick und unterstützen die Projektverantwortlichen bei der erfolgreichen Umsetzung.
• Organisationstalent: Sie planen und koordinieren Besprechungen, Workshops und interne Veranstaltungen. 
• Prozessoptimierung: Sie identifizieren Verbesserungspotenziale und helfen dabei, Abläufe effizienter zu gestalten.
• Fördermanagement: Sie recherchieren Fördermöglichkeiten, begleiten den Antrag bis zum Endbericht und sorgen für eine lückenlose Dokumentation. 
• Administrative Unterstützung: Sie übernehmen organisatorische Aufgaben, verwalten Budgets, prüfen Rechnungen und kümmern sich um Reiseplanungen. Zudem sind Sie erste Ansprechperson für das Team, wenn es um die Zeiterfassung und damit verbundene Fragen gib.  
• Kommunikation: Sie sind die erste Ansprechperson für administrative Belange der Mitarbeitenden und halten alle Beteiligten auf dem Laufenden. 

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Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Organisationstalent: Sie lieben es, Prozesse zu strukturieren und behalten auch in stressigen Phasen einen kühlen Kopf. 
• Erfahrung: Sie haben bereits im Projekt-, Prozess- oder Changemanagement gearbeitet und vielleicht sogar erste Berührungspunkte mit agilem Projektmanagement (z. B. SCRUM). 
• Technisches Verständnis: Sie sind vertraut mit IT-Management-Systemen und digitalen Tools für Kommunikation und Planung. 
• Kommunikationsstärke: Sie drücken sich schriftlich und mündlich klar aus – auf Deutsch und Englisch (C1-Niveau). 
• Eigeninitiative: Sie arbeiten selbstständig, bringen neue Ideen ein und finden Lösungen für Herausforderungen. 

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Das bieten wir Ihnen:

Flexibilität & Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit, auch remote zu arbeiten. 
Inspirierendes Arbeitsumfeld: Ein engagiertes Team, das sich für Innovationen und optimierte Abläufe begeistert. 
Top-Anbindung: Ihr Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar. 
Weiterbildung & Entwicklung: Sie haben Zugang zu zahlreichen kostenlosen Weiterbildungen, um Ihre Kompetenzen auszubauen. 
Faires Gehalt: Das Grundgehalt von 3.071,3 (Basis Vollzeit) erhöht sich bei entsprechender Berufserfahrung. 
Gleiche Chancen für alle: Vielfalt ist uns wichtig – wir freuen uns über jede neue Persönlichkeit im Team! 

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button