Organisationsassistent*in

Ausführliche Beschreibung

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten, und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

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Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Am Institut für Südasien-, Tibet- und Buddhismuskunde der Universität Wien gelangt eine Stelle als Organisationsassistent*in zur Ausschreibung. Sie unterstützen unser Team in sämtlichen administrativen Belangen rund um Forschung, Lehre, Personal und Budget. Das Team betreibt neben der Lehre (ein BA-Studiengang, drei MA-Studiengänge sowie Doktorat) Forschung in den Bereichen Tibetologie, Buddhismuskunde sowie Modernes und Vormodernes Südasien. 

Die Stelle ist ehestmöglich zu besetzen und vorerst auf 1 Jahr befristet. Eine anschließende Entfristung ist möglich und wird angestrebt.

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Das machen Sie konkret: 

• Unterstützung bei allgemeinen administrativen Tätigkeiten wie beispielsweise Terminkoordinierung, Verwaltung von Sprechstunden, Reiseorganisation und -abrechnung, Koordination von Meetings, Protokollierung
• Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in allen administrativen Belangen
• Studierendenkorrespondenz
• Unterstützung bei der Administration von Drittmittelprojekten
• Erstellen und Verwalten von Datenbanken
• Korrekturlesen und redaktionelle Bearbeitung wissenschaftlicher Texte, Vorträge, Power-Point-Präsentationen (Englisch)
• Vorbereitung von Druckvorlagen, Abwicklung von Publikationsvorgängen
• Mithilfe bei der Abwicklung von Sommerkursen etc.
• Betreuung der Homepage und Social Media
• Aufbereitung von Materialien für E-Learning
• Betreuung von Gastvortragenden und Lehrenden
• Mithilfe bei der Organisation und Durchführung von Tagungen, Konferenzen, Meetings etc.

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Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit: 

• Berufsbildende bzw. höhere Schule
• Umfassende EDV-Anwenderkenntnisse (MS Office)
• Gute Englischkenntnisse
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Erfahrung in der Abwicklung von administrativen Aufgaben und der Organisation von Prozessen

Von Vorteil sind: 

• Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung

Ihr besonderer Arbeitsstil: 

• Hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Hohe Service- und Kund*innenorientierung
• Organisationsfähigkeit
• Selbständigkeit
• Teamfähigkeit
• Flexibilität
• Belastbarkeit
• Bereitschaft zur Weiterbildung

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Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnisse Ihrer Qualifikationen
• Ggf. Nachweise über berufliche Vorerfahrung
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button