Organisationsassistent*in

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Die Fakultät für Mathematik an der Universität Wien ist die größte österreichische Forschungs- und Lehreinrichtung auf dem Gebiet der Mathematik. Sie zeichnet sich durch die Breite der vertretenen Fächer aus, welche von den Grundlagen der Logik, über alle klassischen Kernfächer, bis hin zu konkreten Industrieanwendungen reichen. Im Rahmen der Fakultät repräsentiert das Institut für Mathematik die Mathematik als Ganzes in Forschung und Lehre, ohne dabei eine willkürliche Trennung in Reine und Angewandte Mathematik vorzunehmen. Und zugleich bereiten wir junge Menschen auf die Anforderungen des modernen Arbeitsmarkts vor. Wir suchen nach offenen, innovativen und produktiven Kolleg*innen, die bereit sind, in einem internationalen und interdisziplinären Umfeld zu arbeiten. Das wollen Sie auch? Herzlich willkommen in unserem Team!

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Ihr beruflicher Tätigkeitsbereich:

Wir suchen eine*n engagierte*n Organisationsassistent*in zur Unterstützung der Forschungsgruppe Mathematics and BioSciences (MaBS) einerseits und teilweise für den Arbeitsbereich von Prof. Hermisson andererseits. In dieser verantwortungsvollen Position arbeiten Sie an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung und tragen maßgeblich zur erfolgreichen Umsetzung internationaler Drittmittelprojekte bei. Wir bieten Ihnen flexible Arbeitszeiten sowie ein vielseitiges und herausforderndes Aufgabengebiet in einem kollegialen und wissenschaftsnahen Umfeld. 

Der Vertragsbeginn ab dem 01.07.2025 ist verhandelbar. Die Stelle ist vorerst auf 1 Jahr befristet. Eine anschließende unbefristete Weiterbeschäftigung in beiderseitigem Einvernehmen ist möglich und wird angestrebt.

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Das machen Sie konkret: 

• Koordination von Drittmittelaktivitäten der Forschungsgruppe Mathematics and BioSciences. 
• Unterstützung des wissenschaftlichen Personals bei der Beantragung (z.B. Budgetplanung) und administrativen Umsetzung von Projekten von Projektbeginn bis -ende. 
• Selbstständige Organisation der Verwaltungsabläufe im Projektbereich (Budget- und Personalagenden), Unterstützung der Projektmitarbeiter*innen bei Personalagenden  (Zeit- und Reisebeauftragte: Abwesenheitsverwaltung wie Dienstreisen, Freistellungen, Urlaub und dgl.) inklusive Onboarding neuer Projektmitarbeiter*innen.
• Englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit inneruniversitären Einrichtungen (Institut und Dekanat, Finanzwesen, Personalabteilung) und außeruniversitären Stellen (Fördergeber*innen wie FWF, WWTF, OeNB, ERC, Vetmed, ISTA). 
• Eigenverantwortliche Rechnungsabwicklung und Budgetkontrolle unter Einhaltung der Förderrichtlinien; Vorbereitung von Zwischen- und Endberichten; Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen (Vorträge, Seminare, Tagungen, Konferenzen) der Forschungsgruppe Mathematics and BioSciences. 
• Abwicklung des internationalen Gästeprogrammes.
• Contentmanagement insbesondere redaktionelle Betreuung der Projektwebseiten sowie Benutzer*innenverwaltung (Mailinglisten) mittels Typo 3, Wordpress, Redaxo sowie u:cris-Systemen.
• Sie unterstützen das Verwaltungsteam in administrativen Tätigkeiten.

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Unser Anforderungsprofil/Ihre Anstellungsvoraussetzung: 

• Abschluss: Allgemeine oder Berufsbildende höhere Schule (Matura) oder gleichwertige Qualifikation. 
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit (Deutsch und Englisch). 
• Umfassende EDV-Anwender*innenkenntnisse und -erfahrungen (MS Office, Typo3, Wordpress, Redaxo, SAP). 
• Teamfähigkeit mit Fähigkeit selbstständig und eigenverantwortlich zu arbeiten. 
• Hohe Service- und Kund*innenorientierung. 
• Bereitschaft zur Weiterbildung. 
• Mehrjährige einschlägige administrative Erfahrung von Drittmittelprojekten oder Eventmanagement ist von Vorteil. 
• Kenntnisse der Universitätsstrukturen sind von Vorteil.
• Die Bewerber*innen haben keinen Anspruch auf Abgeltung aufgelaufener Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind.

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Das bieten wir Ihnen:

• Angemessenes Gehalt: Das Grundgehalt entspricht dem Kollektivvertrag für die Dienstnehmer*innen der Universitäten gem § 54 VwGr. IIIa  Grundstufe: EUR 2699,20 brutto auf Vollzeitbasis (14 mal jährlich). Das tatsächliche Gehalt wird schließlich in Abhängigkeit von Berufserfahrung und Qualifikation festgelegt. Bei überdurchschnittlichen Leistungen ist eine Überzahlung möglich. Mit dem Bruttobezug sind sämtliche Leistungen des*der Dienstnehmers*Dienstnehmerin in quantitativer und qualitativer Hinsicht abgegolten.
• Interne Weiterbildung und Coaching: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.
• Work-Life-Balance: Die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben bzw. Beruf und Studium sind uns ein besonders wichtiges Anliegen. Sie können folglich in Abstimmung mit dem Team und der Team-Leitung im Rahmen der aktuell geltenden Betriebsvereinbarungen Ihre Arbeitszeiten flexibel und familienfreundlich gestalten und auch teilweise im Home-Office arbeiten.
• Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines internationalen Teams mit hervorragender Forschungsinfrastruktur in einer lockeren Arbeitsumgebung.
  Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsort ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.
• Klimaneutralität - Nachhaltigkeit: Die Universität Wien leistet ihren Beitrag zur Erreichung der Klimaziele mittels einer beschlossenen Nachhaltigkeitsstrategie und strebt durch Reduzierung des Ressourcenverbrauchs, ressourcenschonenden und nachhaltigen Beschaffungen und Investitionen Klimaneutralität bis 2030 an.
• Benefits: Die Universität Wien bietet Ihnen zudem zahlreiche Benefits wie bspw. eine betriebliche Pensionsvorsorgekasse, Fahrtkostenzuschüsse, günstige Parkmöglichkeiten, vergünstigte EDV (Hard- und Software), Sondertarife für Sprachkurse des universitären Sprachenzentrums, Frauenförderung, Diversitätsmanagement und spezifische Karriereförderung, Inklusion, Papamonat, Flexible Kinderbetreuung, Ferienbetreuung für Kinder, Gesundheitsvorsorge, Impfaktionen und Fitnessangebote (Sondertarife für USI Sportkurse) sowie Vergünstigungen und Rabatte für Mitarbeiter*innen bei diversen Firmen.
  
  Ist Ihr Interesse an diesem attraktiven und vielseitigen Betätigungsfeld mit eigenverantwortlichen Aufgabenbereichen nun geweckt? Möchten Sie sich dieser neuen Herausforderung stellen?

Dann freuen wir uns auf Sie und Ihre aussagekräftige Bewerbung:

• mit Ihrem Motivationsschreiben,
• Ihrem innovativem Lebenslauf,
• Ihren Abschlusszeugnissen Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.) sowie 
• Ihren Dienstzeugnissen

entweder

• über unser Jobportal, indem Sie in der Kopfzeile rechts oben auf "Profil anlegen - An- & Abmelden" klicken, oder
• indem Sie den "Jetzt Bewerben"-Button auf der rechten unteren Seite anklicken.