Organisationsassistent*in

Ausführliche Beschreibung

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

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Ihr persönlicher Wirkungsraum: 

Sie ergänzen und verstärken das Administrationsteam am Department für Neurowissenschaften und Entwicklungsbiologie und führen eigenständig Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget, Forschung und Lehre durch.

Die Stelle soll ehestmöglich besetzt werden und ist unbefristet.

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Das machen Sie konkret: 

• Sie übernehmen eigenständig Aufgaben in der Personal- und Budgetverwaltung. (z.B. Vertragsvorbereitung, Zeitmanagement, Reisemanagement, Bestellwesen, Abrechnungen, Datenmanagement, etc.)
• Sie fungieren als Schnittstelle zu internen und externen Partner*innen und kennen Uni-interne Abläufe und Prozesse sowie rechtliche Rahmenbedingungen.
• Sie koordinieren und organisieren in Abstimmung mit dem StudienServiceCenter (z.B. Ankündigungen, Raumbuchungen, Terminplanung) die Lehrplanung am Department.
• Sie unterstützen bei Organisation, laufender Betreuung und Abrechnung von (internationalen) Workshops, Fachtagungen, Symposien, inkl. Gästebetreuung (An-/Abreise, Hotel, Rahmenbedingungen) und koordinieren die Abwicklung von  Stipendien und Sommerkursen.
• Sie helfen dabei mit, Forschungsdaten und- ergebnisse zu dokumentieren (U:cris) und zu kommunizieren (z.B. Social Media, etc.)

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Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit: 

• Allgemeinbildende/berufsbildende Höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss mit Beruferfahrung
• Kompetenz und mehrjährige Praxis in Administration und Organisation
• Sehr gute IT-Anwender*innenkenntnisse (MS Office, Excel und Powerpoint; weitere Kenntnisse von Vorteil)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (ab B 2 Level)
• Organisationskompetenz, Belastbarkeit, Flexibilität
• Felasa Zertifikat für Fische
• Bereitschaft zur Weiterbildung

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind service- und lösungsorientiert und und ein*e Teamplayer*in.

Für die Auswahl vorteilhafte Zusatzqualifikationen/ Vorerfahrungen:

Internationalität Kenntnisse im Rechnungswesen / in der Budgetierung Erfahrung mit SAP und Typo3

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Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Weitere Unterlagen, wo notwendig 
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button