Organisationsassistent*in

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Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

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Ihr persönlicher Wirkungsraum: 

Sie unterstützen das zentrale Administrationsteam am Institut für Biologische Chemie in der Arbeitsgruppe Böttcher und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch. Die anfängliche Laufzeit dieser Position beträgt 6 Monate. Eine unbefristete Verlängerung des Vertrags ist möglich.

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Das machen Sie konkret: 

• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem:
  • Allgemeine Sekretariatsagenden: Korrespondenz, Termin- und Raumkoordination, Bestellwesen, Ablage, Inventarverwaltung
  • Unterstützung im Prüfungs- und Lehrbetrieb (i3V, u:space, Moodle)
  • Administrative und organisatorische Unterstützung von wissenschaftlichen Projekten
  • Rechnungsfreigabe & Budgetkontrolle (SAP ERP-System)
    • Überwachung von Rechnungen und Zahlungsprozessen
    • Verwaltung und Kontrolle des Budgets
    • Erstellung von Finanzberichte und Projektreportings
  • Planung und Moderation der Gruppenmeetings sowie Protokollführung
  • Unterstützung in der Vorbereitung von Veranstaltungen
  • Organisieren von Meetings und Reisetätigkeiten
• Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
• Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
• Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding. Zudem bieten Sie den wissenschaftlichen Mitarbeiter:innen umfassende Unterstützung in allen administrativen Belangen.
• Sie verwalten & gestalten die Böttcher Lab Webseite (Wordpress): https://boettcher-lab.univie.ac.at

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Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit: 

• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office Erfahrung 
• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Excel und Power Point)
• Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse (ab B 2 Level)
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) & Social Media 
• Erfahrung mit SAP, i3V, u:space, Moodle ist von Vorteil

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

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Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Vertrag: Die Position ist anfänglich auf 6 Monate befristet, mit der Möglichkeit auf Entfristung im gegenseitigen Einvernehmen.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button