Organisationsassistent*in

Ausführliche Beschreibung

Wenn Sie gerne in einem facettenreichen Tätigkeitsfeld arbeiten, dann willkommen im Team des Instituts für Sport- und Bewegungswissenschaft (ISBW)!

Das ISBW ist die wissenschaftliche Einheit des Zentrums für Sportwissenschaft und Universitätssport und befindet sich Auf der Schmelz im 15ten Wiener Gemeindebezirk.

Am Institut für Sport- und Bewegungswissenschaft arbeiten derzeit in etwa 85 Mitarbeiter*innen. Sie ist die größte Forschungseinrichtung im Bereich der Sportwissenschaft in Österreich.

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Ihr persönlicher Wirkungsraum: 

Sie unterstützen das zentrale Administrationsteam am Institut für Sport- und Bewegungswissenschaft insbesonders im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch.

Ihre Aufgabenbereiche umfassen eine spannende Bandbreite sowie eine Vielzahl an diversen Möglichkeiten, Ihre organisatorischen Fähigkeiten gestaltend einzubringen. 

Diese Stelle wird vorerst auf die Dauer eines Jahres befristet vergeben, mit der Möglichkeit bei beiderseitigem Einverständnis auf Entfristung. Die Stelle soll ab 02.01.2025 besetzt werden. 

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Das machen Sie konkret: 

• Sie helfen selbstständig und eigenverantwortlich bei der Durchführung von Verwaltungsaufgaben am ISBW.
• Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
• Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen.
• Sie haben Erfahrung mit der Betreuung der aktuellen Social Media Kanälen, sind interessiert an der Gestaltung unserer Homepage sowie an weiteren Tätigkeiten in der Öffentlichkeitsarbeit. 
• Weiters erfasst Ihr Aufgabenbereich allgemeine Sekretariatstätigkeiten und die Übernahme von Aufgaben im Rahmen der Vertretungsregelungen im Team. 
• Sie unterstützen die Wissenschafter*innen des Instituts bei finanztechnischen Belangen (wie z.B.: Reiseabrechnungen, Kostenrefundierungen) sowie bei der Dokumentation von forschungsrelevanten Tätigkeiten über das entsprechende Portal der Uni Wien. 

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Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit: 

• Erfahrungen im Office-Management
• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Lehrabschluss
• Sehr gute MS Office Kenntnisse
• Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse 
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) & Social Media 
• Erfahrung mit SAP ist von Vorteil

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

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Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten im gegenseitigen Einvernehmen.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt für 20 Stunden beträgt EUR 1.299,60 (IIIa). Die Anrechnung von Vordienstzeiten ist möglich. 

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf 
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• eventuell bereits vorhandenen Dienstzeugnissen
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button