Organisationsassistent*in im Büro des Senats

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Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit, die Interesse daran hat, Teil eines motivierten Teams zu werden und das Senatsbüro mit viel Organisationsgeschick zu unterstützen.

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Ihr persönlicher Wirkungsraum: 

Der Senat ist eines der drei Leitungsorgane der Universität Wien und besteht aus 18 Mitgliedern aller Personengruppen. Er hat (studien)rechtliche Kompetenzen wie die Erlassung der Satzung, Curricula und Änderungen von Curricula, Rechtsgutachten in studienrechtlichen Verfahren, Feststellung der Voraussetzungen für eine Promotion sub auspiciis praesidentis, organisatorische Kompetenzen wie die Mitwirkung bei der Bestellung des*der Rektor*in und der Vizerektor*innen und anderer Einrichtungen (SAB, Schiedskommission, Ethikkommission), Bestellung von Mitgliedern des Universitätsrates; Mitwirkungsrechte bei der Erlassung des Organisationsplans und des Entwicklungsplans sowie in Habilitations- und Berufungsverfahren.

Im Senatsbüro, dem drei Jurist*innen zugeordnet sind, werden die Sitzungen und Entscheidungen des Senats und seiner Kommissionen vorbereitet und die Beschlüsse ausgefertigt. 

Als Organisationsassistent*in unterstützen Sie den*die Senatsvorsitzende*n und die Mitarbeiter*innen des Büros des Senats bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. 

Die Stelle ist ehestmöglich zu besetzen.

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Das machen Sie konkret: 

• Sie führen den administrativen Betrieb des Senatsbüros eigenverantwortlich durch und übernehmen selbstständig Bürotätigkeiten. 
• Sie betreuen, warten und aktualisieren die Homepage des Senats und der Curricularkommission und verwalten Termine.
• Sie sind für die interne und externe Kommunikation zuständig (u.a. Auftragserteilung  für Investitionen, Dienstleistungen sowie Reparaturen).
• Sie nehmen die Abrechnung vor und fungieren als Zeit- und Reisebeauftrage für das Senatsbüro. 
• Sie übernehmen spezielle administrative Tätigkeiten im Senatskontext (u.a. Protokollführung, Beschaffen von Arbeitsunterlagen, Verwalten von Mitgliederlisten, Veröffentlichungen im Mitteilungsblatt, Verfassen von Erledigungsschreiben in Habilitations- und Berufungsangelegenheiten, Aktenführung und Aktenablage).
• Sie sind Informationsdrehscheibe (u.a. Erteilen von Auskünften, schriftlich und mündlich, zu den Organisationsstrukturen der Universität Wien und den Senatsaufgaben).
   

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Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit: 

• Abgeschlossene Matura oder gleichzuhaltende Eignung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse und Ausdruckfähigkeit 
• Berufserfahrung: mehrjährige Bürotätigkeit (mit Kenntnissen von universitären Strukturen und Aufgaben erwünscht)
• Ausgezeichnete EDV-Anwender*innenkenntnisse (mit fundierten Formatierungskenntnissen in MS Word und MS Excel) 

  
Erwünscht ist weiters:
 

• Kenntnisse inneruniversitärer Systeme (z.B. Typo3) und SAP
• Sie zeigen Interesse an der Weiterentwicklung digitaler Arbeitsprozesse.
   

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne strukturiert und eigenverantwortlich, sind serviceorientiert, wissbegierig, verlässlich und haben ein hohes Verantwortungsbewusstsein. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.
 

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Das bieten wir Ihnen:

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams in einer angenehmen Arbeitsumgebung.

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können nach Absprache mit der Führungskraft auch remote arbeiten.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Aussagekräftiges Motivationsschreiben
• Informativer Lebenslauf
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Weitere Unterlagen, z.B. Referenzschreiben, wenn vorhanden 
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button