Organisationsassistent*in am Institut für Publizistik- und Kommunikationswissenschaft

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Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

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Ihr persönlicher Wirkungsraum: 

Das Institut für Publizistik- und Kommunikationswissenschaft, eine Subeinheit der Fakultät für Sozialwissenschaften der Universität Wien, zählt zu den größten und forschungsstärksten kommunikationswissenschaftlichen Instituten weltweit. Sie unterstützen das zentrale Administrationsteam an diesem Institut und konkret die Arbeitsgruppe des Computational Communication Science Lab (CCL) unter der Leitung von Univ. Prof. Hajo Boomgaarden, PhD, und Univ.-Prof. Dr. Annie Waldherr. Sie führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal und Budget eigenständig durch.

Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet, eine Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis wird angestrebt.

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Das machen Sie konkret: 

• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen. Sie verwalten Projektbudgets.
• Sie unterstützen bei der Ressourcenplanung und -verwaltung.
• Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
• Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
• Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
• Sie kümmern sich um die Koordination und Sicherstellung der Durchführung von Arbeitsabläufen, die Sie aktiv gestalten.
• Sie befassen sich mit allgemeinen Verwaltungsaufgaben (z.B.: Termin- und Raumkoordination, Sitzungsvorbereitung und Protokollführung, Homepagebetreuung, Reisemanagement und Abwesenheitsverwaltung).

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Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit: 

• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)
• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office Erfahrung 
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word, Excel und Power Point)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Erfahrungen mit SAP und Typo3 sind von Vorteil
• Betriebswirtschaftliche Kenntnisse sind von Vorteil
• Kenntnisse des Projektmanagements sind von Vorteil
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Fähigkeit zur selbständigen und eigenverantwortlichen Arbeit verbunden mit Teamfähigkeit

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

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Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.599,20 brutto (auf Basis Vollzeit, exkl. Gehaltsvalorisierung 2025) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button