Organisationsassistent*in am Institut für Politikwissenschaft der Universität Wien

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Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren, den Überblick behalten und das am liebsten in einem gesellschaftlich relevanten und facettenreichen Tätigkeitsfeld, dann willkommen im Team des Instituts für Politikwissenschaft! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, deren Expertise zur Beantwortung der drängendsten Fragen der heutigen Zeit beiträgt. Ihre Arbeit unterstützt diese fundierten Inhalte koordinativ sowie organisatorisch, und zwar an einem Ort, an dem Austausch und Wertschätzung großgeschrieben werden.

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Ihr persönlicher Wirkungsraum: 

Sie unterstützen die Instituts- und Forschungsverwaltung am Institut für Politikwissenschaft, führen Aufgaben rund um Personal-, Budget und Raumverwaltung durch und unterstützen den Bereich Öffentlichkeitsarbeit. Ihre Aufgabenbereiche umfassen somit eine spannende Bandbreite sowie eine Vielzahl an diversen Möglichkeiten, Ihre organisatorischen Fähigkeiten gestaltend einzubringen.

Was uns als Team besonders wichtig ist, ist ein wertschätzender und respektvoller Umgang miteinander sowie sich gegenseitig Räume für die Verwirklichung eigenständiger und innovativer Ideen zu geben.

Die Stelle wird auf Dauer der Abwesenheit eines*einer Kolleg*in von 1.1.2025 bis 14.9.2025 besetzt.

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Das machen Sie konkret:

• Sie übernehmen Budgetagenden, sind für die Rechnungsabwicklung und das Budgetcontrolling zuständig.

• Sie unterstützen bei der Planung und bei der Umsetzung von Raumagenden.

• Sie organisieren Arbeitsplätze und übernehmen das Onboarding von neuen Mitarbeiter*innen bezüglich Infrastruktur.

• Sie unterstützen bei IT-Anschaffungen.

• Sie übernehmen allgemeine Sekretariatstätigkeiten.

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Das gehört zu Ihren persönlichen Kenntnissen: 

• Allgemeine oder berufsbildende höhere Schule (Matura) oder relevante betriebswirtschaftliche Vorerfahrung bzw. Zusatzausbildung.

• Berufserfahrung im Office-Management, vorzugsweise im universitären Kontext.

• Kaufmännische, fachliche und organisatorische Kenntnisse.

• Erfahrung mit Budget- oder Raumverwaltung (Bereitstellung von Arbeitsplätzen) von Vorteil.

• Selbstständiger und strukturierter Arbeitsstil.

• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit.

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit.

• Profunde IT-Kenntnisse.

• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word und Excel).

• Erfahrung mit SAP und Typo 3 ist von Vorteil.

   

Ihr besonderer Arbeitsstil:

• Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen.
• Sie sind Teamplayer*in und haben hohe soziale und kommunikative Kompetenz.
• Sie sind daran interessiert, sich regelmäßig weiterzubilden.

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Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten in Form von Gleitzeit und die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten, freundlichen Administrationsteams.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt (auf Vollzeitbasis) von EUR 2.599,20 erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Dienstzeugnissen
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button