Koordinator*in mit Schwerpunkt Kommunikation und Organisation

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Sie verfügen über sehr gute organisatorische Fähigkeiten, arbeiten gerne selbständig und eigeninitiativ und behalten stets den Überblick? Dann gibt es eine passende Stelle für Sie in einem motivierten Team am Institut für Soziologie! Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet, eine Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis wird jedenfalls angestrebt.

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Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Als Koordinator*in befassen Sie sich mit dem operativen Bereich am Institut für Soziologie, einer Subeinheit der Fakultät für Sozialwissenschaften. Sie sind gemeinsam mit der Institutskoordinatorin, den Drittmittelbeauftragten und dem IT-Spezialisten Teil des zentralen administrativen Teams. Sie übernehmen in engem Austausch mit den Kolleg*innen im administrativen Team zentrale Aufgaben in den Bereichen Kommunikation, Organisation und Personal.

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Das machen Sie konkret:

Schwerpunkt Kommunikation und Organisation

• Sie sind für die externe Institutskommunikation verantwortlich und entwickeln die Öffentlichkeitsarbeit des Instituts weiter (z.B. durch Websitebetreuung, Newsletter, Social Media).
• Sie organisieren selbständig die interne Institutskommunikation (z.B. Intranet).
• Sie koordinieren eigenverantwortlich die Terminplanung des Instituts.
• Sie verantworten Tätigkeiten im Bereich Eventmanagement sowie Sitzungsorganisation (z.B. Hearings).
• Sie beteiligen sich an der Optimierung der administrativen Prozesse am Institut.

Schwerpunkt Personal

• Sie koordinieren Personalverfahren und unterstützen die Institutsleitung bei der administrativen Umsetzung des Recruiting-Prozesses von Ausschreibung bis Einstellung.
• Sie sind als Zeitbeauftragte für das Zeitmanagement am Institut (Arbeitszeiten, Abwesenheiten etc.) verantwortlich und unterstützen bei der administrativen Umsetzung.
• Sie beraten die Mitarbeiter*innen bei der Abwesenheitsverwaltung und nehmen Korrekturen im SAP-Personalmanagementsystem vor.
• Sie vertreten Kolleg*innen innerhalb des Institutssekretariats in vergleichbaren Agenden.

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Das gehört zu Ihren persönlichen Kenntnissen:

• Bachelor-Abschluss oder relevante Vorerfahrung/Zusatzausbildung
• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im universitären Kontext)
• Kaufmännische, fachliche und organisatorische Kenntnisse
• Erfahrung im Personal- und/oder Projektmanagement von Vorteil
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse (insb. Word und Excel)
• Exzellente Deutsch- und profunde Englischkenntnisse
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Erfahrung mit SAP und Typo3 ist von Vorteil

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind Teamplayer*in und haben hohe soziale und kommunikative Kompetenz. Sie sind daran interessiert, sich regelmäßig weiterzubilden.

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Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten in Form von Gleitzeit und die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten und sehr freundlichen Administrationsteams.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.958,90 (auf Vollzeitbasis) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnisse Ihrer Qualifikationen (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Dienstzeugnisse 
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button