Institutsreferent*in

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Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können.

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Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Das Institut für funktionelle Materialien und Katalyse ist Teil der Fakultät für Chemie der Universität Wien. Sie unterstützen als Institutsreferent*in das Team des Instituts für funktionelle Materialien und Katalyse und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch. Am Institut sind vier Arbeitsgruppen sowie ca. 40 wissenschaftliche und nicht-wissenschaftliche Mitarbeiter*innen tätig.

Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet (mit der Möglichkeit einer Entfristung).

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Das machen Sie konkret:

Sie sind Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen in Forschung und Lehre (teamintern, universitär, Studierende, etc.) und unterstützen insbesondere die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Lehraufgaben. Das bedeutet unter anderem:
•    Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Lehr- und Prüfungstätigkeiten.
•    Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
•    Sie organisieren Meetings, Tagungen und Symposien
•    Sie unterstützen bei der Betreuung der Institutshomepage
•    Budgetverwaltung (Eingänge und Ausgänge kontrollieren)
•    Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess
•    Reisemanagement und Abwesenheitsverwaltung
•    Bestellwesen
•    Studierenden- und Lehrendenbetreuung
•    Inventarbeauftragte

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Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Allgemeine oder Berufsbildende höhere Schule (Matura/Fachmatura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss
• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)
• Sehr gute MS Office Kenntnisse
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Organisatorische Fähigkeiten
• Fähigkeit selbständig und eigenverantwortlich zu arbeiten
• Starke Serviceorientierung, soziale Kompetenz und Selbständigkeit
• Organisationsfähigkeit und kommunikatives Talent
• Kenntnisse von universitätsspezifischen EDV-Anwenderkenntnissen sind von Vorteil - i3v, typo 3, SAP

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Das bieten wir Ihnen:

•    WorkLife-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können nach Absprache auch im Home Office arbeiten
•    Inspirierendes  Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams, das sich mit gesellschaftlichen Fragen auseinandersetzt
•    Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut erreichbar
•    Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu erweitern. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot!
•    Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2599,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Das Dienstverhältnis ist vorerst auf ein Jahr befristet. Danach wird eine entfristete Beschäftigung – im gegenseitigen Einvernehmen – angestrebt.

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button