Institutskoordinator*in

Ausführliche Beschreibung

Das Institut für Ostasienwissenschaften sucht eine/n kompetente/n, engagierte/n und motivierte/n Institutskoordinator*in mit Erfahrung im Management im universitären und/oder öffentlichen Bereich. Das Institut bietet eine abwechslungsreiche und internationale Arbeitsumgebung mit derzeit ca. 110 wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen und 7 Kolleg*innen in Administration und IT. Die Arbeitssprachen sind Deutsch und Englisch. Kenntnisse einer ostasiatischen Sprache (Chinesisch, Japanisch und/oder Koreanisch) sind von Vorteil. Das Institut befindet sich am Campus der Universität Wien im 9. Wiener Gemeindebezirk.

Die Stelle ist vorerst befristet, mit Option auf Verlängerung für die Dauer der Abwesenheit einer Mitarbeiter*in.

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Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Als Institutskoordinator*in befassen Sie sich mit dem gesamten organisatorischen Bereich der Einrichtung. Institutsintern bilden Sie die Schnittstelle zwischen administrativem und wissenschaftlichem Personal sowie zur Institutsleitung. Sie arbeiten dabei konstruktiv mit unserem Administrationsteam von zur Zeit 5 Organisationsassistent*innen zusammen. Darüber hinaus koordinieren Sie die Zusammenarbeit mit Einrichtungen auf Fakultätsebene (zB zum Dekanat, zum Studienservicecenter) sowie auf Universitätsebene (zB zu Dienstleistungseinrichtungen wie dem Personalwesen und Frauenförderung, Finanzwesen und Controlling, Raum- und Ressourcenmanagement) in administrativen Belangen.

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Das machen Sie konkret:

Schwerpunkt Organisation:

• Administrative Mitwirkung bei Planung, Budgetierung und Umsetzung von Investitionsvorhaben
• Administration von Drittmittelprojekten
• Administrative Mitwirkung bei Aufteilung, Verwendung und Monitoring der jährlichen Institutsbudgets
• Erarbeitung und laufende Optimierung von institutsinternen Prozessen zur organisatorischen Unterstützung der Institutsvorständin/des Institutsvorstandes in allen administrativen Belangen

Schwerpunkt Personal:

• Beratung und Unterstützung der Institutsleitung hinsichtlich arbeitsrechtlicher Rahmenbedingungen
• Fachliche Anleitung des administrativen Personals des Instituts und IT sowie Koordination der Personalagenden
• Organisation und Begleitung des Auswahlprozesses bei der Einstellung neuer Mitarbeiter*innen
• Personalverwaltung

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Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Facheinschlägiger Studienabschluss oder (Fach-) Matura plus einschlägiger Berufserfahrung 
• Erfahrung im Prozessmanagement sowie Fähigkeit zur Steuerung von komplexen Prozessen
• Erfahrung in der Personalführung
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit
• Hohe soziale und kommunikative Kompetenz
• Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität, Serviceorientierung
• Selbständiger und lösungsorientierter Arbeitsstil
• Hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Umfassende EDV-Anwender*innenkenntnisse (MS Office)
• Bereitschaft zur Weiterbildung

Von Vorteil sind:

• Erfahrung in der Administration von Drittmittelprojekten, in der Budget- und Personalverwaltung
• Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung
• Erfahrung mit universitären EDV-Anwendungen (i3V, SAP)
• Erfahrung mit Öffentlichkeitsarbeit, Konferenzorganisation- und betreuung
• Kenntnisse einer ostasiatischen Sprache (Chinesisch, Japanisch, Koreanisch)

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Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können nach Absprache auch im Home Office arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt (von EUR 3.071,30 auf Basis Vollzeit laut §54 VwGr. IIIb) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button