Institutskoordinator*in am Institut für Demografie

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Sie verfügen über sehr gute organisatorische Fähigkeiten, arbeiten gerne selbstständig und eigeninitiativ und behalten stets den Überblick? Dann gibt es eine passende Stelle für Sie in einem motivierten Team am Institut für Demografie! Bei uns arbeiten Persönlichkeiten, deren Expertise zur Beantwortung der drängendsten Fragen der heutigen Zeit beiträgt. Ihre Arbeit unterstützt diese fundierten Inhalte koordinativ sowie organisatorisch, und zwar an einem Ort, an dem Austausch und Wertschätzung großgeschrieben werden.

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Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Als Institutskoordinator*in verwalten und koordinieren Sie eigenständig die administrativen Belange des Instituts für Demografie inklusive des Masterprogramms "Global Demography" und führen Aufgaben rund um Personal-, Budget und Raumverwaltung durch. Sie bilden die Schnittstelle zwischen den allgemeinen und wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen sowie der Institutsleitung und dem Dekanat der Fakultät für Sozialwissenschaften sowie den zentralen Einrichtungen der Universität. Als Team legen wir Wert auf Ideenaustausch, Wertschätzung und Respekt.

Die Position ist vorerst auf ein Jahr befristet, mit der Möglichkeit das Dienstverhältnis in beiderseitigem Einverständnis zu entfristen.

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Das machen Sie konkret:

Schwerpunkt Personal

• Koordination und Umsetzung der Arbeitsprozesse im Bereich Personal am Institut inklusive Recruiting, Planung und Durchführung von Onboarding- und Einschulungsmaßnahmen.
• Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen, u.a. Reise- und Abwesenheitsverwaltung/Zeitbeauftragte des Instituts.
• Koordination der Arbeit des allgemeinen Personals am Institut und Übernahme der fachlichen Anleitung (u.a. Personaleinsatz, Auslastung, Vertretungsregeln).
   

Schwerpunkt Planung und Budget

• Unterstützung der Institutsleitung bei der strategischen Planung/Ausrichtung des Instituts (Budget, Ressourcen, interne und externe Kommunikation und internationale Vernetzung).
• Gewährleistung einer reibungslosten internen Kommunikation (zentrale Ansprechperson in allen administrativen Belangen des Instituts, Schnittstellenfunktion zum Dekanat der Fakultät für Sozialwissenschaften sowie zu den Dienstleistungseinrichtungen der Universität).
• Organisation von Erhebungen der für die Entscheidungen der Institutsleitung und für das Berichtswesen des Instituts erforderlichen Informationen.
• Planung des Institutsbudgets (inkl. Controlling, Budgetierung von Investitionsvorhaben) und Koordination der Umsetzung.
• Fortlaufende Optimierung der administrativen Prozesse am Institut.
• Organisation, laufende Betreuung und Abrechnung von internationalen Workshops, Fachtagungen und Gastvorträgen, etc.
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben (z.B. Termin- und Raumkoordination, Sitzungsvorbereitung und Protokollführung, Homepagebetreuung, Reisemanagement und Abwesenheitsverwaltung).
   

Schwerpunkt Masterprogramm

• Vorausschauende Verwaltung und Koordination des Masterprogramms "Global Demography", u.a. die Outreach Activities, die Kommunikation mit den Dienstleistungseinrichtungen der Universität, den Lehrenden und Studierenden sowie die Unterstützung des Koordinators des Studiengangs und der Lehrenden in allen, das Studium betreffenden Agenden.
   

Vertretungstätigkeiten im Team gehören ebenso zu Ihren Aufgaben.

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Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Bachelor-Abschluss oder relevante Vorerfahrung/Zusatzausbildung
• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im universitären Kontext)
• Kaufmännische, fachliche und organisatorische Kenntnisse
• Erfahrung im Personal- und/oder Projektmanagement von Vorteil
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word und Excel)
• Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Erfahrung mit SAP und Typo 3 ist von Vorteil

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie strukturieren gerne vielschichtige Aufgabenstellungen und wissen, wie Sie diese priorisieren. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz. Sie sind darin interessiert, sich regelmäßig weiterzubilden.

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Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3071,30 erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis und Bescheid Ihrer Qualifikation (Studium)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button