IT-Managementassistent*in

Ausführliche Beschreibung

Die Abteilung "ACOnet & Vienna Internet eXchange" des Zentralen Informatikdienstes ist verantwortlich für den zuverlässigen Betrieb und die Weiterentwicklung des österreichischen Wissenschaftsnetzes und des Vienna Internet eXchange. Zur Unterstützung der Abteilungsleitung suchen wir eine*n engagierte*n Managementassistenten*in. In dieser Vertrauensposition sind Sie für organisatorische und administrative Agenden verantwortlich. Die Stelle ist vorerst auf 6 Monate befristet. Eine Übernahme in ein unbefristetes Dienstverhältnis ist möglich und wünschenswert.

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Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Sie unterstützen zwei Teams mit je 15 Mitarbeiter*innen in der Abteilung ACOnet & Vienna Internet eXchange und verantworten die administrativen Aufgaben in enger Zusammenarbeit mit der DLE Zentraler Informatikdienst.

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Das machen Sie konkret:

• Sie unterstützen die Abteilungsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Sie widmen sich dem Bestellwesen, der Erstellung von Protokollen, der Entgegennahme von Telefonaten. Das heißt, Sie organisieren und koordinieren ihre Abteilung.
• Sie übernehmen die Organisation und Vorbereitung von Meetings und Workshops
• Sie sind verantwortlich für die Datenpflege in internen Dokumentationssystemen (Vertragsverwaltung, etc.)
• Sie unterstützen die ZID-HR-Verantwortlichen bei der Zeiterfassung, bei der Beantragung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen. 
• Sie begeistern sich für die Projektassistenz und unterstützen gerne im Projektcontrolling.

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Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Abgeschlossene kaufm. Ausbildung (z.B. HAK, HASCH, Bürokauflehre, etc.)
• Gute Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office (insbesondere Word, Excel, Outlook, PowerPoint und Visio) und Programmen zur graphischen Aufbereitung von Inhalten
• Erfahrung im Umgang mit Dokumentationssystemen (z.B. Confluence Wiki, Typo3)
• Fähigkeit und Bereitschaft beim Erlernen des Umgangs mit neuen Softwareprodukten
• Berufserfahrung in vergleichbarer Position von Vorteil
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

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Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: 

Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten. 

Inspirierendes Arbeitsklima: 

Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Entfaltungsmöglichkeiten: 

Wir bieten Ihnen ein Umfeld, in dem das Erlernen neuer Fähigkeiten nicht nur erlaubt, sondern erwünscht ist.

Gute öffentliche Anbindung: 

Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: 

Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: 

Das Grundgehalt von EUR 2.380,20 erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: 

Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button