Assistent*in im Projektbereich und Sekretariat

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Wenn Sie für Ihr Leben gerne organisieren und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft leisten wollen. Haben Sie Interesse an aktuellen Familien- und Gesellschaftsthemen, dann freuen wir uns, Sie bald kennenzulernen.

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Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Als Assistenz unterstützen Sie Ihre Kolleg*innen am Institut und führen Verwaltungs- und administrative Aufgaben rund um unsere Forschungsprojekte und das Sekretariat eigenverantwortlich durch. Die Kommunikation mit unseren Auftraggeber*innen meistern Sie professionell in Wort und Schrift und am Institut pflegen Sie einen regen Austausch mit Ihren wissenschaftlichen Kolleg*innen. Letztere unterstützen Sie als Projektassistenz tatkräftig bei der Umsetzung unserer Forschungsprojekte, indem Sie administrative Vor- und Kontrollarbeiten leisten und auf den Projektfortschritt achten.

Das Österreichische Institut für Familienforschung (ÖIF) ist ein eigenfinanziertes Drittmittel-Forschungsinstitut an der Universität Wien und betreibt Forschung zu Familienthemen. Sie Stelle ist vorerst bis 30.04.2026 befristet. Eine langfristige Anstellung und somit eine Verlängerung der Stelle wird angestrebt.

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Das machen Sie konkret:

• Der selbständige, eigenverantwortliche Sekretariatsdienst zählt zu Ihren täglichen Aufgaben. Sie sind erste Ansprechpartner*in am Institut (Empfang, Post, Betreuung Bürozeiten) und verwalten unseren Außenauftritt (Institutswebseite, Social Media).
• Als Assistenz arbeiten Sie eng mit der kaufmännischen Geschäftsführung zusammen und unterstützen sie bei administrativen Aufgaben.
• Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die deutsch- und teilweise englischsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (institutsintern, universitär, Projektpartner*innen, Auftraggeber*innen). Hervorzuheben ist Ihre zentrale Stellung als Kontaktstelle zwischen unserem Institut und den anderen Einrichtungen der Universität (wie z.B. dem Forschungsservice).
• Als Sachbearbeiterin für Projekte unterstützen Sie die wissenschaftlichen Kolleg*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungsaufgaben. Das bedeutet Sie organisieren Meetings, fertigen Protokolle an, verwalten Projektdaten in Datenbanken, etc.
• Sie unterstützen bei der Erstellung von Berichten und Publikationen durch Korrekturlesen und bei der Layout-Gestaltung.

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Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Sie haben Berufserfahrung im Sekretariatsdienst (vorzugsweise im wissenschaftlichen/universitären Kontext)
• Sie haben eine Allgemeine/Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule abgeschlossen oder aber einen Lehrabschluss und Berufserfahrung
• Sie bringen ausgezeichnete MS Office Kenntnisse (insb. Word, Excel und Power Point) mit.
• Sie haben ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und solide Englischkenntnisse.
• Erfahrung im Umgang mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) & Social Media ist von Vorteil.
• Darüber hinaus wünschenswert wäre Berufserfahrung als Projektassistenz bzw. in der Projektarbeit.

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

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Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten (Gleitzeitmodell).

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.460,10 (auf Basis Vollzeit 40h/Woche) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und Motivationsschreiben!
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Diplom, Abschlusszeugnisse, etc.)
• Arbeitszeugnisse von Ihrer Berufstätigkeit und/oder Praktika bitte beifügen
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button